Die ersten 30 Tage: Drei Fragen für eine gute Einarbeitung
Die passende Person ist gefunden, der Arbeitsvertrag unterschrieben, der erste Arbeitstag steht bevor. Damit ist ein wichtiger Teil der Personalsuche geschafft - aber noch nicht die Integration in die Organisation. Denn gerade in den ersten Wochen entstehen viele Fragen: Was wird von mir erwartet? An wen kann ich mich wenden? Wie werden Entscheidungen getroffen? Und woran merke ich, dass ich meine Aufgaben gut erledige?
Eine strukturierte Einarbeitung ist ein wichtiger Teil des Onboardings. Sie kann neuen Mitarbeitenden helfen, fachlich und sozial in der Organisation anzukommen. Eine Meta-Analyse zur organisationalen Sozialisation zeigt, dass dabei insbesondere drei Aspekte eine Rolle spielen: Rollenklarheit, Selbstwirksamkeit und soziale Akzeptanz. Neue Mitarbeitende sollten also wissen, was von ihnen erwartet wird, Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten entwickeln und sich im Team angenommen fühlen (Bauer et al., 2007).
Die ersten 30 Tage sind dabei keine wissenschaftlich festgelegte Frist. Sie dienen in diesem Beitrag als praxisnahe Orientierung für die frühe Einstiegsphase. Entscheidend ist nicht ein bestimmter Kalendertag, sondern die Frage: Welche Erfahrungen soll eine neue Person machen, welche Informationen braucht sie und welche Unterstützung ist notwendig?
Weiß die neue Person, was von ihr erwartet wird?
Diese Frage betrifft die Rollenklarheit: Neue Mitarbeitende können ihre Aufgaben nur dann sicher übernehmen, wenn klar ist, was von ihnen erwartet wird.
Neben der Stellenbeschreibung geht es hier um ganz konkrete Fragen:
Welche Aufgaben haben in den ersten Wochen Priorität?
Welche Entscheidungen darf die Person selbst treffen?
An wen werden Fragen oder Probleme weitergegeben?
Welche Standards, Abläufe und Zuständigkeiten sind besonders wichtig?
Was muss am Anfang noch nicht perfekt funktionieren?
Gerade in Kliniken, Behörden und sozialen Einrichtungen gibt es häufig viele formelle und informelle Regeln. Nicht alles steht in einem Handbuch. Ein strukturierter Einarbeitungsplan kann deshalb helfen, Erwartungen sichtbar zu machen und Überforderung zu vermeiden.
Dabei sollte die neue Person nicht mit sämtlichen Informationen am ersten Tag überschüttet werden. Sinnvoller ist es, die Inhalte nach und nach zu vermitteln und regelmäßig zu prüfen, was bereits verstanden wurde und wo noch Fragen offen sind.
Weiß die neue Person, an wen sie sich wenden kann?
Vor allem die soziale Akzeptanz und Integration sind hier gemeint. Neue Mitarbeitende brauchen konkrete Ansprechpersonen, ein "Wenn etwas ist, kannst du jederzeit fragen" ist gut gemeint, reicht allein aber meistens nicht aus. Es kann eine Führungskraft, eine erfahrene Kollegin, ein Mentor oder ein festgelegtes Einarbeitungstandem sein. Wichtig ist, dass die Zuständigkeit klar benannt wird und die Person tatsächlich Zeit für Fragen hat.
Eine neue Kollegin oder ein neuer Kollege sollte nicht nur wissen, welche Aufgaben zu erledigen sind, sondern auch, wie das Team zusammenarbeitet:
Wo werden wichtige Informationen ausgetauscht?
Wie laufen Übergaben ab?
Welche Besprechungen sind relevant?
Wie werden Entscheidungen getroffen?
Welche unausgesprochenen Regeln gibt es?
Besonders hilfreich sind kurze, regelmäßige Gespräche. Dafür braucht es nicht immer einen langen Termin, schon ein kurzes Gespräch am Ende der ersten Woche kann wichtige Orientierung geben:
"Wie erleben Sie die ersten Tage? Was ist bereits klar? Und wo fehlt Ihnen noch eine Information?"
Kann die neue Person erste Erfahrungen sammeln und Rückmeldung bekommen?
Diese Frage steht in engem Zusammenhang mit Selbstwirksamkeit. Neue Mitarbeitende entwickeln eher Vertrauen in ihre Fähigkeiten, wenn sie Aufgaben schrittweise übernehmen, Erfahrungen sammeln und Rückmeldung erhalten
Dafür braucht es passende Lern- und Erfahrungsräume:
Aufgaben, die zunächst beobachtet oder gemeinsam durchgeführt werden können
ausreichend Zeit für Rückfragen
klare nächste Schritte
regelmäßige Rückmeldungen
die Möglichkeit, Fehler und Unsicherheiten anzusprechen
Feedback sollte dabei nicht erst am Ende der Probezeit stattfinden. Kurze Gespräche nach der ersten Woche, nach zwei Wochen oder nach Ende des ersten Monats helfen beiden Seiten: Die neue Person erhält Orientierung und die Organisation erfährt, wo der Einarbeitungsprozess verbessert werden kann.
Einarbeitung ist eine Führungsaufgabe
Eine gute Einarbeitung kann nicht vollständig an die Personalabteilung oder an einzelne Kolleg:innen delegiert werden. Führungskräfte schaffen den Rahmen dafür, dass neue Mitarbeitende Orientierung, Unterstützung und Rückmeldung erhalten.
Die entscheidenden Fragen lauten deshalb:
Sind die Erwartungen klar?
Ist Unterstützung erreichbar?
Gibt es Gelegenheit, zu lernen und Rückmeldung zu bekommen?
Wer diese drei Fragen regelmäßig stellt, legt eine wichtige Grundlage für Zugehörigkeit, Selbstständigkeit und langfristige Bindung.
Weiterführende Quellen:
Bauer, T. N., Bodner, T., Erdogan, B., Truxillo, D. M. & Tucker, J. S. (2007).
Newcomer adjustment during organizational socialization: A meta-analytic review of antecedents, outcomes, and methods. Journal of Applied Psychology, 92(3), 707–721.